Khoảng thập niên 90, nhà văn Ishihara Shintaro và Chủ tịch Sony Morita lúc bấy giờ viết cuốn sách "người Nhật biết nói NO". Nội dung phân tích với sức mạnh kinh tế của Nhật thì nước Nhật nên mạnh dạn hơn, biết từ chối hơn, hàm ý là trước giờ lép vế các nước Âu Mỹ nhiều quá. Cuốn sách này trở thành best seller trở thành 1 hiện tượng tại Nhật. Từ đó câu "người Nhật không biết nói NO" trở nên thông dụng đối với người Nhật lẫn trong các nước có giao thương với Nhật.

Tôi cũng nhiều lần quan sát người Nhật. Đúng là nhiều lúc họ không nói nó trắng ra là KHÔNG như người Việt ta.

Câu chuyện: Sau giờ làm bộ phận đi ăn tối, em đi nhé?

Trả lời bởi người Việt: Không được anh ơi, em có hẹn rồi.

Trả lời bởi người Nhật: Ôi tiếc quá, em có hẹn nhưng em ghé qua chút rồi em đi trước nha.

Câu chuyện: Tôi thấy lỗi phát sinh này chắc chắn bộ phận của anh có vấn đề

Trả lời bởi người Việt: Không. Bộ phận tôi làm tròn trách nhiệm của mình rồi.

Trả lời bởi người Nhật: Bộ phận tôi có thể đã để xảy ra lỗi. Nhưng tôi nghĩ chúng ta nên xem xét toàn bộ vấn đề (hàm ý bao gồm các bộ phận khác nữa).

Thật ra, không phải người Nhật không nói NO, họ vẫn nói NO nhưng cách diễn đạt tinh tế khiến sự từ chối vẫn thấu tình đạt lý, chừa đường lùi cho đối phương lẫn cho bản thân họ. Đặc biệt người Nhật có cách nói nếu dịch nghĩa thì nó là "Tôi sẽ xem xét" nhưng dịch ý thì sẽ phải là "hẹn bạn dịp khác". Sau thế chiến lần thứ 2, trong giai đoạn Mỹ tiếp quản Nhật, để nắm tình hình dân trí Nhật các học giả Mỹ đã làm điều tra về khả năng đọc và sử dụng ngôn ngữ của người Nhật. Kết quả đã làm người Mỹ rất bất ngờ là người Nhật thời đó tỉ lệ biết đọc viết đã rất cao. Việc hiểu ngôn ngữ được nâng lên 1 tầm cao hơn là không nói mà vẫn có thể hiểu nhau. Nói cách khác, đối với người Nhật với nhau, họ không cần phải nói toẹt ra là từ chối là NO nhưng vẫn có thể hiểu là từ chối bằng những cách nói khéo, nói tránh khác. Đối với người nước ngoài không hiểu tinh hoa của tiếng Nhật sẽ cảm thấy rất lạ lùng khi mà người Nhật không nói rõ mà cứ nói lơ lơ lửng lửng (trong khi đó lơ lửng như vậy là đã đủ hiểu với người Nhật).

Lời khuyên ở đây dành cho các bạn khi làm việc với Nhật là đừng "manh động". Chúng ta đề xuất gì đó mà họ không phản ứng nhiệt tình hoặc không phản hồi thì có thể hiểu là họ chưa quan tâm. Khi đó chúng ta có thể có những hướng xử trí khéo léo như sau:

• Tạm để nó lắng xuống, một thời gian sau khéo léo nhắc lại.

• Hỏi lại người Nhật bằng câu hỏi để họ trả lời Yes. Ví dụ: Chúng tôi hiểu rằng đề xuất của chúng tôi không phù hợp. Hãy cho chúng tôi cơ hội lần sau.

• Hỏi những câu hỏi không trực tiếp liên quan đến kết quả xem xét. Ví dụ: Chúng tôi hiểu rằng quý vị đang xem xét, hãy chia sẻ thông tin về tíến trình xem xét. Nếu cần thông tin gì đừng ngại cho chúng tôi biết, chúng tôi sẽ hỗ trợ hết mình.

• Nêu các khó khăn để yêu cầu chia sẻ thông tin. Ví dụ: Đối tác của chúng tôi cũng đang rất mong mỏi phản hồi thông tin từ quý vị.

Những cách xử lý này giúp chúng ta nhắc khéo đối tác Nhật mà vẫn giữ được phẩm cách thay vì mang hình ảnh 1 đối tác quá sốt sắng đến độ bổ bã thiếu khéo léo.

Số tiếp theo tôi sẽ bàn đến vấn đề "Liệu tất cả các đối tác Nhật đều đáng tin cậy chăng?".