Người Nhật nổi tiếng là thận trọng khi ra quyết định và vì vậy người Nhật cần khá nhiều thời gian để ra quyết đinh. Một thương vụ đầu tư M&A mất 2 năm, một quyết định đầu tư mở nhà máy mất 3 năm v.v… Tuy nhiên cũng có những quyết định mà doanh nghiệp Nhật lại quyết định rất nhanh ví dụ như việc tuyển dụng, việc ký những hợp đồng tư vấn với chuyên gia (Luật, Tư vấn chiến lược v.v…). Đâu là mấu chốt để giúp người Nhật quyết định nhanh hơn?

Không có gợn

Người Nhật vốn muốn 1 cái gì đó lâu dài, ổn định nên họ rất ngại rủi ro. Vì vậy bạn để lại cho họ 1 chút gợn dù nhỏ, cũng sẽ khiến họ bất an và tìm đến đối tác khác. Một số điểm hay làm người Nhật cảm thấy bất an:

• 1. Tự tin thái quá: có một bộ phận không nhỏ người Việt chúng ta đôi khi tự tin thái quá kiểu "được tuốt" cái gì cũng có thể làm được. Theo kiểu hiểu của người Nhật thì "làm được" bao hàm ý nghĩa là phải làm cho chỉn chu chuyên nghiệp: chất lượng cao, đúng hẹn mà để được như vậy thì bạn phải là người chuyên chú vào mảng đó. Bạn không chuyên lại tuyên bố "được tuốt" nghĩa là chất lượng bạn đạt được sẽ không như của người chuyên và như vậy là không đạt kỳ vọng của người Nhật.

• 2. Tự hào về mối quan hệ cá nhân: lại có 1 bộ phận người Việt hay đem mối quan hệ cá nhân ra để tự hào, để bảo chứng cho năng lực giải quyết vấn đề của mình kiểu "anh quen hết, toàn bạn bè anh cả, anh giải quyết được tất". Nhật vốn là đất nước thượng tôn pháp luật nên họ thà chịu thiệt để đảm bảo làm đúng luật nên việc dựa vào mối quan hệ để lách luật là việc không thể hiểu được. Càng tự hào mối quan hệ cá nhân là càng khiến người Nhật thấy bạn khác tần sóng với họ.

• 3. Quá nhiều điều tốt: người Nhật họ rất hiểu không có gì là tuyệt đối, đã làm việc với nhau họ cũng sẵn sàng chấp nhận điểm chưa tốt ở đối tác để cùng nhau cải thiện. Vì vậy nếu bạn chỉ toàn nói điều tốt về bạn nghĩa là bạn đang chưa thành thật. Có thể vì bạn chưa đủ tự tin hoặc vì bạn muốn che dấu mà dù thế nào đi nữa bạn cũng đã mất điểm trong mắt người Nhật.

• 4. Chấp nhận deal quá nhanh hoặc quá chậm: đôi khi bạn là chủ doanh nghiệp, bạn có quyền quyết định nên bán sẽ quyết định ngay, tuy nhiên cũng có lúc điều đó khiến người Nhật lo rằng bạn chưa tiên liệu đủ các khó khăn sẽ xảy ra. Còn nếu bạn quyết định chậm quá người Nhật sẽ lo là bạn có nhiều đối tác khác và bạn sẽ không đầu tư đủ thời gian cho họ. Tốt hơn hết là hãy đối ứng thong thả, xem xét với 1 quỹ thời gian phù hợp.

• 5. Quá khúm núm hoặc làm giá thái quá: chúng ta hay nhìn nhận người Nhật là lễ phép, khúm núm và đôi khi chúng ta muốn thể hiện sự hiếu khách bằng việc chiều chuộng người Nhật (chiêu đãi, hát hò, quà cáp v.v…). Người Nhật rất tôn trọng đối phương nhưng việc khúm núm cuối rạp người đâu đó chỉ còn thấy trong phim ảnh, còn trong đời thật thì chỉ đơn giản là nice và tôn trọng nhu cầu của nhau là đủ. Quá gần gũi hoặc quá cách đều không ổn, giữ 1 khoảng cách đủ để đôi bên thư thả là được.

Được đánh giá tốt

Bổ sung với ý 3 ở trên, để tin một ai đó người Nhật thường sẽ dọ hỏi xung quanh về người đó. Vì vậy, phương thức tốt nhất để tạo ấn tượng tốt về bản thân thì hãy để những người xung quanh nói về bạn. Bạn có thể đoán trước những đầu mối thông tin mà người Nhật sẽ hỏi thăm thông tin và làm trước công tác tư tưởng với các đầu mối đó, đặc biệt nếu tranh thủ được người Nhật thì càng tốt.

• - Cơ quan xúc tiến đầu tư JETRO: đây là cơ quan xúc tiến đầu tư trực thuộc bộ Kinh Tế Thương Mại và Công Nghiệp Nhật Bản chuyên giúp đỡ các công ty Nhật đầu tư ra nước ngoài. Vì lẽ đó mà hầu hết các công ty Nhật sẽ ghé qua văn phòng JETRO để được tư vấn miễn phí bao gồm cả các thông tin về các doanh nghiệp nội địa. Thay vì để JETRO tìm đến, các bạn nên là người chủ động cung cấp thông tin cho JETRO để tạo ấn tượng tốt, được đánh giá tốt.

• - Các công ty tư vấn đầu tư của Nhật: JETRO là cơ quan nhà nước nên họ chỉ dừng ở mức cung cấp thông tin còn tư vấn chi tiết sẽ là phần việc của các công ty tư vấn đầu tư của Nhật. Tương tự như với JETRO, nên có mối quan hệ tốt với các công ty này.

• - Có tính tuân thủ cao: doanh nghiệp Nhật truyền miệng nhau rằng khó tìm được đối tác VN nào có tính tuân thủ. Vì vậy sổ sách kế toán chỉn chu, được kiểm toán sẽ giúp doanh nghiệp bạn lấy điểm rất tốt với người Nhật.

• - Người Nhật khen bạn/công ty bạn: như bao người châu Á khác, người Nhật tin vào người Nhật nên nếu bạn đã có đối tác, khách hàng Nhật thân thiết, hãy để người Nhật này nói về bạn.

Giảm thiểu rủi ro, tăng sự an toàn

Người Nhật nổi tiếng là cẩn trọng. Họ rất ngại rủi ro. Có thể việc phải đấu tranh với nhiều thiên tai như bão, động đất, mùa đông lạnh giá làm nên tính cách đó. Người Nhật rất sẵn sàng hành động, sẵn sàng chi trả để giảm được rủi ro. Một số rủi ro có thể khiến người Nhật hành động nhanh hơn:

• - Tuân thủ pháp luật: nếu việc các bạn muốn người Nhật thực hiện giúp tuân thủ tốt hơn, ví dụ: trả đầy đủ BHXH cho nhân viên, thì người Nhật có thể nói là thực hiện ngay, cực kỳ chỉn chu.

• - Giảm thiểu rủi ro: dẫu sao Nhật Bản vẫn là đất nước tiên tiến nhất trong châu Á, vì vậy phần lớn người Nhật vẫn nhìn VN ở góc độ nhiều rủi ro, ví dụ như rủi ro về an toàn, sức khỏe, y tế v.v… vì vậy người Nhật sẵn sàng chi trả cho những giải pháp giúp giảm rủi ro.

• - Buôn có bạn bán có phường: thêm 1 đặc điểm của người Nhật là giảm thiểu rủi ro bằng cách đu theo người khác. Chỉ cần nói, việc này tất cả các người Nhật khác đều đồng ý thì xác suất để đối tác Nhật của bạn đồng ý tăng lên rất cao.

Người Nhật có 1 câu tục ngữ có thể dịch ý là "cùng loại sẽ tìm đến nhau" hay người Việt chúng ta hay nói "nồi nào úp vung nấy". Có thể nói đây là cốt lõi trong việc giao thương với người Nhật. Nếu bạn là doanh nghiệp chỉn chu tầm cỡ thì bạn sẽ chơi được với công ty Nhật chỉn chu và ngược lại, nếu bạn không tuân thủ tốt thì xác suất cao là bạn sẽ gặp phải đối tác Nhật "lởm khởm".

Bài số tiếp theo chúng ta sẽ bàn về đặc tính "Người Nhật không nói không".