Deadline hay hạn chót vừa là áp lực vừa là động lực thúc đẩy chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Cứ mỗi khi chúng ta suy nghĩ về những việc có thể xảy ra nếu ta cứ mãi chần chừ không hoàn thành việc đúng thời hạn, bộ não ta sẽ có động lực để hoạt động hết công suất.

Tuy nhiên, việc lập deadline không hề đơn giản và bạn cần cân nhắc thật kỹ để tránh 8 sai lầm sau.

1. LẬP RA DEADLINE NHƯNG KHÔNG GHI CHÉP LẠI

Hãy viết các deadline của bạn lên tờ lịch hoặc nơi nào đó mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Nếu bạn có quá nhiều dealine, hãy chọ một tờ lịch thật lớn hoặc sử dụng các tính năng Calendarcủa Gmail/Outlook và kiểm tra nó mỗi ngày nhé.

2. KHÔNG NGHIÊN CỨU KỸ TRƯỚC KHI ĐẶT RA DEADLINE

Hãy chắc chắn rằng bạn nghiên cứu mọi thứ trước khi đặt ra deadline. Đặc biệt là những deadline có ảnh hưởng đến công việc của người khác. Có thể thoạt đầu, bạn nghĩ chỉ tốn mất một tuần để hoàn thành, nhưng khi nghiên cứu, bạn mới phát hiện ra mình cần đến gần 2 tuần để hoàn tất quá trình đó.

3. ĐẶT RA NHỮNG DEADLINE BẤT KHẢ THI

Deadline đặt ra giúp chúng ta có động lực làm việc hơn nhưng đừng để những "hạn chót" đó đè bẹp bạn. Hãy cân nhắc nguồn lực hiện tại và tính khả thi trước khi đặt ra deadline. Nếu có nhiều thì giờ để hoàn thành nhiệm vụ đó thì bạn không cần phải quá vội vàng, bạn có thể chậm nhưng cần phải chắc.

4. ĐẶT THỜI HẠN DEADLINE QUÁ XA

Đã bao lần bạn đặt deadline từ 6 tháng đến 1 năm và chỉ thật sự tập trung khi thời hạn đến gần? Deadline càng xa, động lực làm việc càng giảm. Vì vậy với những mục tiêu lâu dài, hãy chia dealine thành những chặng nhỏ, bạn sẽ có động lực để thực hiện nó trong thời gian dài.

5. CHỈ ĐẶT MỘT THỜI HẠN CHUNG CHO DỰ ÁN

Thay vì một deadline chung bạn có thể chia dự án thành từng bước nhỏ và đánh dấu lại mỗi bước bạn đã hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn rất nhiều.

6. CÓ QUÁ NHIỀU DEADLINE

Bạn có thể làm việc hăng say nhưng bạn không phải là một cỗ máy có thể vận hành liên tục. Nếu rơi vào tình trạng căng thẳng quá mức thì có thể bạn đang có quá nhiều deadline. Nếu điều đó xảy ra, hãy xem xét lại từng deadline và đặt thời hạn mới cho nó hoặc bạn có thể yêu cầu sự hỗ trợ từ đồng nghiệp.

7. KHÔNG XEM XÉT MỘT CÁCH CHI TIẾT

Bạn có thể đã bỏ quên điều gì đó rất quan trọng nếu vội vã chạy theo deadline. Dành ra vài ngày không chỉ để nghiên cứu mà còn để cân nhắc mọi thứ liên quan đến deadline, điều quan trọng nhất là bạn thật sự muốn đạt được gì ở thời hạn đó.

8. BẮT CHƯỚC NGƯỜI KHÁC

Trừ khi đó là “hạn chót” được sếp hoặc khách hàng yêu cầu, đừng để bản thân phải chịu áp lực từ việc chạy theo deadline của người khác. Tùy khối lượng công việc, chỉ tiêu và khả năng của mỗi người mà deadline sẽ có độ dài ngắn khác nhau. Hãy làm những gì phù hợp nhất với bạn. Hãy tự tin vào khả năng của bản thân, đặt ra các deadline của riêng mình và thực hiện nó.

Nếu không có deadline, chúng ta thường có xu hướng trì hoãn, khó tập trung hoàn thành công việc và khả năng quản lý deadline là một trong những tiêu chí hàng đầu để đánh giá nhân viên của mọi doanh nghiệp. Bằng cách tránh những sai lầm trên, hy vọng bạn sẽ không bao giờ phải tự nhủ "Ước gì ngày mai sếp cho gia hạn thời gian nộp báo cáo".