Time: 2013-08-24 08:30:00
Location: Phòng Hội nghị Tập đoàn tư vấn iGlocal, Tầng 14, Tòa nhà Maritime Bank, 180-192 Nguyễn Công Trứ, Quận 1, TP.HCM
Để tìm ra những ứng viên sáng giá và “làm được việc”, các doanh nghiệp phải có một kế hoạch và quy trình tuyển dụng cụ thể. Tuy nhiên, rất nhiều trường hợp khi vào làm việc thực tế, nhân sự đó không có tố chất phù hợp hoặc kỳ vọng của hai phía khác nhau dẫn đến hậu quả “gãy gánh giữa đường”. Để hạn chế tối đa những tình huống như vậy, việc trước tiên cần làm là phải có phương pháp phỏng vấn chuyên nghiệp và đúng chuẩn. Đồng thời cần nâng cao năng lực của người phỏng vấn, hạn chế những cái “nhiễu” không đáng có gây ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng.
Sau đây là một số sai lầm thường gặp của người phỏng vấn:
1. Kỳ vọng quá cao vào năng lực của ứng viên trong tương lai
2. Thể hiện bản thân quá mức, xem thường năng lực ứng viên
3. Đánh giá ứng viên thông qua hình thức và biểu hiện bên ngoài
4. Đánh giá cao các ứng viên có nhiều điểm giống mình, giống người thân của mình
5. Đánh giá phụ thuộc vào thành kiến cá nhân
6. Đánh giá năng lực dựa trên khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ
7. Đánh giá toàn bộ năng lực hoặc tính cách dựa trên một đặc trưng nào đó
Để tránh gặp phải các lỗi này chúng ta cần tiến hành phỏng vấn theo trình tự như sau:
1. Cung cấp thông tin:
Người tìm việc ở Việt Nam thường không tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp cũng như nội dung công việc phải làm. Ở góc độ nhà tuyển dụng, chúng ta cần soạn một số câu hỏi để người tìm việc tự tư duy và nắm bắt thông tin. Qua đó, ứng viên sẽ hiểu rõ và có trách nhiệm hơn với công việc muốn xin vào.
2. Thu thập dữ kiện thông qua phỏng vấn trực tiếp:
Bằng phương pháp phỏng vấn đi vào chiều sâu, nhà tuyển dụng sẽ nắm được các dữ kiện khách quan về ứng viên (bao gồm cả nhân sinh quan)
3. Đánh giá sau phỏng vấn:
Để nâng tính khách quan, việc đưa ra đánh giá và kết luận nên dựa trên ý kiến của nhiều người bao gồm cả lãnh đạo trực tiếp trong tương lai của nhân sự mới này.
Ở đây chúng tôi muốn nhấn mạnh về phần quan trọng nhất là “Thu thập dữ kiện”, đồng nghĩa với phỏng vấn trực tiếp.
Phỏng vấn trực tiếp nên được tiến hành theo 3 bước.
1. Dạo đầu:
Chúng ta nên bắt đầu một cách nhẹ nhàng bằng những câu hỏi đơn giản, gợi mở để người được phỏng vấn an tâm, thoải mái trải lòng với chúng ta. Ví dụ: Bạn đến đây bằng gì, có phải đợi lâu không? Tìm chỗ gởi xe có khó không? v.v…
2. Nắm khái quát về đối tượng:
Khi buổi phỏng vấn đã diễn ra tự nhiên hơn, chúng ta sẽ đặt ra các câu hỏi để thu thập những thông tin khái quát, qua đó có thể hiểu được lối suy nghĩ và nhân sinh quan của ứng viên. Ví dụ: Vì sao muốn làm công việc này? Vì sao chọn học chuyên ngành này? Ban đã từng tham dự hội nhóm nào không? Điểm mạnh của bạn là gì? v.v..
3. Đi vào chi tiết:
Từ các chủ đề đã gợi mở ở trên, chúng ta thu hẹp 2 hoặc 3 chủ đề mà ứng viên biết rõ nhất để đi sâu vào các chủ đề đó. Bằng cách đặt câu hỏi, chúng ta có thể biết được chi tiết hơn về suy nghĩ, vai trò, nhận định và quá trình phấn đấu của ứng viên. Ví dụ: Bạn đã đóng vai trò nào trong đội ngũ đó? Bạn đã phấn đấu như thế nào? Kinh nghiệm lúc đó đang được phát huy như thế nào?
Bên cạnh cách phỏng vấn đi vào chiều sâu, chúng tôi cũng có đề xuất một mô hình phỏng vấn đơn giản và hiệu quả mà chúng tôi đang áp dụng vào nghiệp vụ tuyển dụng. Đó là mô hình SWAN để nắm bắt phần hành động và Hỷ Nộ Ái Ố để nắm bắt phần tâm của ứng viên.
SWAN ở đây là các chữ đầu của Smart, Working hard, Ambitious và Nice. Phương pháp này dựa trên quan điểm người làm được việc là người vừa thông minh, vừa cần cù, vừa có định hướng và cũng rất dễ gần. Chúng ta có thể đặt các câu hỏi như dưới đây để đánh giá mức độ SWAN của ứng viên. Tùy theo nội dung công việc mà chúng ta sẽ xác định mức độ SWAN phù hợp.
|
Question: |
|
|
Smart Năng lực tư duy
|
- Trường chuyên lớp chọn? Điểm số vào đại học, điểm tốt nghiệp, thành tích đặc biệt, phần thưởng, giải thưởng,… - Có là chuyên gia 1 lĩnh vực (sở thích) nào đó không? - Có nhiều bạn giỏi hay không? |
|
Working hard Chịu khó |
- Đạt thành tích gì đặc biệt trong công việc không? - Có thói quen tư duy về công việc không? - Có thói quen tốt nào? Làm thế nào để có thói quen đó? - Hãy kể lại thời điểm phải cố gắng cho công việc. |
|
Ambitious Định hướng dài hạn
|
- Định hướng tương lai? - Chuyên nghiệp về mảng nào? Nâng cao năng lực nào? - Mục đích sống là gì? Mục đích công việc? - Đã đạt gì trong quá khứ? |
|
Nice Cân bằng, tươi trẻ, hoạt bát |
- Người xung quanh đánh giá bạn như thế nào? - Tự đánh giá bạn là người hướng nội hay hướng ngoại.
|
Song song với mô hình SWAN là việc đánh gia thông qua Hỷ Nộ Ái Ố. Chúng ta cũng cần hiểu xem ứng viên vui buồn về những điều gì, thông qua đó hiểu được một phần tâm hồn của họ. Thường thì câu chuyện sẽ quay về những nội dung như sống vì chính nghĩa, đạo đức, sự tín nhiệm v.v…
|
Question: |
|
|
Joy (Hỉ – Vui) |
- Kỷ niệm vui nhất của bạn? - Cái gì trong công việc làm bạn vui nhất? |
|
Anger (Nộ – Giận) |
- Bạn đã từng giận dữ vì những chuyện gì? - Hãy kể tình huống giận dữ gần đây nhất của bạn. |
|
Love (Ái – Yêu) |
- Bạn đã từng cảm thấy buồn khổ những lúc nào? Bạn đã vượt qua bằng cách nào? |
|
Hate (Ố – Ghét) |
- Bạn ghét nhất điều gì?
|
Chúng tôi hy vọng những chia sẻ trên đây phần nào giúp các bạn định hướng khi phỏng vấn, tránh được các lỗi chủ quan đồng thời đánh giá chính xác hơn về ứng viên của mình.
Chuyên đề Nâng cao năng lực tuyển dụng lần thứ nhất đã được tổ chức thành công và nhận được nhiều phản hồi tích cực. Là những người có nhiều năm kinh nghiệm, tuy nhiên các anh chị trưởng phòng, chuyên viên nhân sự đến tham dự cũng gặp nhiều khó khăn trước muôn hình vạn trạng các trường hợp “khó nhằn” trong ngành này. Vì vậy, HRnavi đã cùng các anh chị thảo luận để tìm ra câu trả lời.
1. Người làm công tác nhân sự nên xử lý thế nào nếu các ứng viên được lựa chọn cung cấp thông tin giả để đánh bóng bản thân?
Đây là câu hỏi của anh Hùng – Chuyên viên tuyển dụng FPT. Anh chia sẻ bản thân đã từng gặp phải trường hợp trên, khi mà nhân viên A đang làm việc rất tốt cho công ty thì bị phát hiện là đã cung cấp một số thông tin không chân thật trong quá trình tuyển dụng.
Theo anh Hùng, tình huống này quả là tiến thoái lưỡng nan, khi mà nhiệm vụ của ngành nhận sự là tìm được người thích hợp, làm được việc, đóng góp cho sự phát triển của công ty. Anh A đang thực hiện tốt các công việc được giao và tìm kiếm một người thay thế sẽ mất lượng thời gian và công sức nhất định. Trong khi đó, hành vi mang tính thiếu trung thực của anh A cũng không thể chấp nhận được trong một tổ chức lớn, có kỷ luật. Vì vậy để giải quyết một cách ôn hòa, anh Hùng đã nói chuyện riêng với cấp lãnh đạo trực tiếp và sau đó anh A đã bị thuyên chuyển qua bộ phận khác sau khi hoàn thành các dự án hiện tại.
Phản hồi lại thắc mắc của anh Hùng, anh Phúc – Người điều hành thương hiệu tư vấn nhân sự HRnavi, cũng chính là diễn giả của chuyên đề đã trả lời như sau: “Anh sẽ công bố việc A đã cung cấp thông tin giả cho toàn thể công ty.” Thái độ cứng rắn của anh Phúc có vẻ làm nhiều người bất ngờ, tuy nhiên theo anh Phúc, với tư cách là người lãnh đạo, anh cần phải làm rõ thông tin ngay khi phát hiện. Vì cây kim trong bọc thì cũng có ngày lòi ra, nếu thông tin bị rò rỉ và được truyền đạt sai lệch thì sẽ tạo điều tiếng không hay. Thêm vào đó, đây cũng sẽ là bài học cho các nhân viên khác và giúp hạn chế sự không thành thật, không những trong quá trình tuyển dụng, mà ở tất cả các khâu làm việc khác nữa. Anh Phúc cho rằng, sau khi công khai mọi chuyện, có thể tiến hành các hình thức kỷ luật khác nhau, không nhất thiết phải cho thôi việc, nhưng có thể trừ lương hay không thăng chức trong vòng 6 tháng đến 1 năm.
2. Cách giữ chân các ứng viên tiềm năng trong thời gian chờ đợi trước khi họ chính thức tham gia vào công ty?
Chị Ngọc – Trưởng phòng nhân sự Công ty TNHH Saigon Precision đã nêu lên thắc mắc trên. Chị cho biết chị gặp nhiều khó khăn khi ứng viên chấp nhận điều kiện tuyển dụng và đã ký offer letter nhưng vẫn thay đổi ý định vào phút chót, khiến cho các kế hoạch của công ty bị ảnh hưởng và phòng nhân sự nói riêng phải làm lại từ đầu quy trình tìm người cho vị trí đó.
Theo anh Vũ – Trưởng phòng nhân sự Công ty TNHH Tomoku, vấn đề quan trọng là phải chốt kỹ trong quá trình phỏng vấn và liên lạc với ứng viên, phải cho họ biết về môi trường làm việc và văn hóa làm việc của công ty để hai bên hiểu nhau và hợp tác với nhau hơn.
Chị Hằng – Phó Giám đốc khối quản lý House Food Việt Nam chia sẻ có giữ được ứng viên không là do sự khôn khéo của người làm tuyển dụng. Chị cho biết, trong thời gian đợi việc, nếu đó là ứng viên tiềm năng, chắc hẳn họ cũng nhận được nhiều offer khác, trong đó có thể có những offer tốt hơn nhiều về mặt lương bổng. Vì vậy, nên chủ động tạo sự kết nối với ứng viên, thể hiện sự quan tâm, hòa đồng và chào đón họ như là một thành viên trong công ty. Đó có thể là những cuộc gọi điện hỏi thăm, ăn trưa cùng công ty, hay gặp mặt thành viên bản quản lý,… bất cứ điều gì ta cho là nhỏ nhặt nhưng có khả năng tạo tâm lý được trọng dụng nơi ứng viên và để lại ấn tượng tốt với họ, khiến họ tin tưởng bản thân đã lựa chọn đúng.
Chị Triều – Tổng giám đốc công ty Cybozu Việt Nam, đã từng có nhiều năm sinh sống học tập và làm việc tại Nhật, cho biết ở Nhật các công ty cũng thường tổ chức các hoạt động huấn luyện, họp mặt để kết nối với nhân viên sắp nhận việc. Điều này là vô cùng cần thiết vì các sinh viên thường được tuyển trước khi ra trường và chỉ chính thức vào làm sau khi nhận được offer 4-5 tháng. Trong những trường hợp cần thiết, các công ty còn đề nghị các bạn sinh viên hợp tác và làm part-time để cùng hỗ trợ giải quyết công việc.
Sau khi nghe các anh chị truyền đạt lại những kinh nghiệm của bản thân, anh Phúc trả lời về vấn đề này trên cương vị người làm dịch vụ tư vấn nhân sự. Anh cho rằng phải làm tốt 2 khâu “giảm thiểu rủi ro” và “tăng kết nối mới” với ứng viên. Giảm thiểu rủi ro chỉ thực hiện được khi bên công ty cứng rắn và dứt khoát. Ngay khi cung cấp offer letter cho ứng viên, nên thẳng thắn hỏi xem họ có quyết tâm với công việc vừa nhận không? Và nếu thực sự đã quyết định như vậy thì nên ngừng hẳn việc liên lạc với các công ty khác. Còn về tăng kết nối mới, như chị Hằng và chị Triều đã phát biểu, cần có sự trao đổi thường xuyên để giúp 2 bên thân thiện với nhau hơn. Sau khi cố gắng phần mình, còn lại phụ thuộc về chữ “tín” trong từng ứng viên.
3. Deal lương như thế nào cho phù hợp với chính sách của công ty mà vẫn đáp ứng được kỳ vọng của nhân viên?
Ông Sanh – Phó Giám đốc công ty Tenox Kyusyu Việt Nam cho biết ông gặp nhiều khó khăn khi định mức lương cho nhân viên, vì các công ty thường có quy định sẵn, rập khuôn, còn các ứng viên thì mỗi người mỗi khác, khó mà áp dụng cái cứng nhắc vào sự đa dạng, nên đã đặt câu hỏi trên và nhờ các anh chị khác hỗ trợ.
Anh Hải – Trưởng phòng Hành chánh – Nhân sự công ty King Jim Việt Nam gợi ý: Lúc ban đầu cứ chia sẻ với ứng viên về chính sách công ty, và đề nghị với họ mức lương như quy định, tuy nhiên sẽ đi kèm với những hứa hẹn, ví dụ như tăng lương hoặc cơ hội thăng tiến sau một thời gian làm việc nếu ứng viên thực sự có năng lực.
Chị Ngọc – Nhân viên công ty Better Living thì cho rằng nên gợi mở cho các ứng viên về những góc nhìn mới. Không phải lương là yếu tố quyết định tất cả. Lương cao thì trách nhiệm nhiều, kỳ vọng nhiều và cũng dễ dàng mất đi sự cân bằng cuộc sống. Nếu công ty thể hiện được mặt tích cực như môi trường tốt, hòa đồng, có cơ hội phát triển và rèn luyện,… thì dù mức lương đề nghị không cao, nhiều ứng viên cũng sẽ lựa chọn gắn bó.
Do tính chất giới hạn về thời gian, HRnavi chưa trao đổi được nhiều với các anh chị. Nhưng những gì thu được từ chuyên đề NÂNG CAO NĂNG LỰC TUYỂN DỤNG là không hề nhỏ. Mọi người đã có thể ngồi lại với nhau, kể chuyện nghề nghiệp, trao đổi kỹ năng và thông tin, đi kèm với đó là mở rộng mối quan hệ trong công việc. Hy vọng những hoạt động tiếp theo của HRnavi sẽ tiếp tục được đón nhận và góp phần phát triển ngành nhân sự khối doanh nghiệp Nhật trong tương lai.
Cảm ơn các anh chị đã quan tâm.
HRnavi